LEIDRAAD BIJ OPZETTEN ACTIVITEITEN ZEEN
Bij het opzetten van een (grotere) activiteit wil het bestuur aan de werkgroep een leidraad meegeven. Tijdens de Hersenwind-bijeenkomst in november 2023 is daarnaar gevraagd vanuit de leden. Hiermee ontstaat er meer transparantie over de wederzijdse verwachtingen. Deze leidraad zal de communicatie tussen bestuur en (werkgroep)leden ten goede komen. Bespreek hem in je werkgroep.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de financiën van Zeen, dus ook voor de uitgaven voor jullie project. Dus zonder toestemming van het bestuur kan een project nooit gestart worden.
Thema
In principe wil het bestuur geen regels opstellen voor een thema of werkwijze. Maar het kan ook dat het bestuur een thema initieert en daarvoor een werkgroep zoekt. Het thema moet passen binnen de visie van Zeen. De activiteit moet toegankelijk zijn voor geïnteresseerde Zeen leden.
Verantwoordelijkheid
De werkgroep is verantwoordelijk voor alle voorkomende taken die horen bij het gekozen project. Ook de communicatie op social media, en met de pers voorafgaand aan de activiteit. Er zijn enkele draaiboeken bij het bestuur op te vragen.
Interne communicatie
Het is wenselijk dat bestuur en organisatie regelmatig contact hebben. De werkgroep wijst een contactpersoon aan, en er komt een contactpersoon vanuit het bestuur. Geef een aantal zaken bij het starten van een project aan de contactpersoon van het bestuur door:
-
Wie van de werkgroep doet wat?
-
Wat is de planning van de werkgroep? Wanneer is de activiteit gepland?
De contactpersonen van de werkgroep en het bestuur hebben regelmatig contact over de voortgang.
Financieel
Afhankelijk van de grootte van het project kun je een bijdrage uit de kas van Zeen meenemen in je begroting. De hoogte van het bedrag wordt samen met het bestuur bepaald.
Subsidieaanvragen worden in concept door de werkgroep opgesteld, maar worden ingediend door de secretaris van Zeen. Bij het kiezen van subsidieverstrekkers kun je ten alle tijden navraag doen bij het bestuur. Zij kunnen je hierin ondersteunen en adviseren.
Omdat veel subsidieverstrekkers eisen dat een project pas mag starten als de subsidie rond is, moet je al in een vroeg stadium je plan inclusief begroting op papier hebben. Voordat de eventuele subsidieaanvraag naar het bestuur gaat, nodigt de werkgroep minimaal 1x de penningmeester uit voor een werkgroepvergadering om de begroting te bespreken. Denk ook na over de plannen als de financiering lager uitvalt.
We wensen jullie veel plezier bij het uitwerken van de activiteit!
Bestuur Zeen
Secretaris: Sandra 06-44012059
Penningmeester: Eric 06-29133067